Artikel vom 03.01.2019

Kanban-Board Teil 1

Das Kanban-Board ist eine Variante der klassischen To-Do-Liste, die in Japan entwickelt wurde. In den 1940er Jahren hat der Autohersteller Toyota mit Hilfe der Kanban-Methode versucht die Lagerbestände zu reduzieren und die Fertigungsprozesse zu optimieren.

Kanban heißt übersetzt (kan = Signal, ban = Karte) "Signalkarte". In diesem Teil werde ich den Aufbau des Kanban-Boards erklären und den Ablauf darstellen, um in Teil 2 auf mögliche Einsatzfelder einzugehen und die Vor- bzw. Nachteile genauer zu betrachten.

Aufbau

Das Kanban-Board kann entweder auf einem Whiteboard oder direkt an der Wand angebracht werden. In der Grundversion enthält es drei Spalten.

Aufgabe (Warteschlange)

In dieser Spalte werden alle Aufgaben bzw. Projekte erfasst, indem eine Karteikarte geschrieben wird, dabei werden, neben der eigentlichen Aufgabe / dem eigentlichen Projekt, auch die einzelnen Schritte notiert, die zur Bearbeitung bzw. dem Abschließen der Aufgabe / des Projektes notwendig sind.

Bearbeitung

Sobald die Arbeit an einer Aufgabe / einem Projekt begonnen wird, wandert der Zettel in die Spalte "Bearbeitung".

Erledigt

Sind alle Schritte abgeschlossen, die zur Erfüllung der Aufabe oder des Projektes notwendig sind, wandert der Zettel in die Spalte "Erledigt". Je nach Vereinbarung bleibt der Zettel dort solange, bis alle zur Kenntnis genommen haben, dass die Aufgabe abgeschlossen ist.

Ablauf

Das Ziel von der Arbeit mit dem Kanban-Board ist es, die Arbeitsabläufe zu visualisieren, um dadurch den Prozess für alle Teammitglieder transparenter zu gestalten.

Jedem Teammitglied kann zum Beispiel eine eigene Farbe für die Zettel zugeordnet werden, wodurch die folgenden Punkte relativ schnell ersichtlich sind:

  • Wer macht gerade was?
  • Wer steht wo?
  • Wer bummelt?
  • Wer braucht vielleicht Unterstützung?
  • Wer hat gerade Zeit, anderen zu helfen?

Die einzelnen Aufgaben werden also in der Spalte "Aufgabe" auf Karten gesammelt. Wenn bei der Erstellung der Karte (und somit Visualisierung der Aufgabe) schon klar ist, welches Teammitglied/welche Arbeitsgruppe die Aufgabe bearbeitet, wird diese direkt auf eine farblich zugehörige Karte geschrieben. Ist noch nicht klar, wer die Aufgabe bearbeiten wird, wird sie auf einem neutralen Zettel notiert.

Aufgaben, die begonnen werden, wandern in die Spalte "Bearbeitung". Steht eine Aufgabe auf einem neutralen Zettel, wird sie nun auf einen Zettel der entsprechenden Farbe umgetragen. Einzelne Schritte werden auf der Karte abgehackt. Kommen neue Schritte hinzu, werden diese ergänzt.

Die Anzahl der Aufgaben pro Person / Arbeitsgruppe ist begrenzt, um die Produktivität zu erhöhen. Für den Start empfehle ich eine Begrenzung auf drei Aufgaben pro Person / Arbeitsgruppe.

Abgeschlossene Aufgaben werden in der Spalte "Erledigt" gesammelt. Dort verbleiben sie so lange, bis alle Teammitglieder sie zur Kenntnis genommen haben.

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