Artikel vom 18.11.2018

Grundsätzliche Gedanken zur Teamsitzung

"Gute" Teamsitzungen sind nach meiner Meinung ein wichtiger Erfolgsfaktor für eine funktionierende Zusammenarbeit in jedem Team. Durch eigene Erfahrung und den Austausch mit Menschen aus den verschiedensten Bereichen, wird allerdings gerade dieser Bereich oft sehr stiefmütterlich behandelt.

Grundsätzliche Absprachen

Der erste Schritt sind Absprachen, die einmalig von allen Teammitgliedern getroffen werden sollten:

  • Was ist Sinn und Zweck der Teamsitzung?
  • Welche Ziele verfolgen wir mit der Teamsitzung?
  • Wie wollen wir in der Teamsitzung miteinander umgehen? (Gesprächs- und Verhaltensregeln)
  • Was soll in einer Teamsitzung auf keinen Fall passieren?

Es hat sich in der Praxis als hilfreich erwiesen, diese Absprachen schriftlich festzuhalten, um sie bei Bedarf heranziehen zu können.

Ablauf

Die Themen für die Teamsitzung werden durch einen Themenspeicher gesammelt. Die hieraus erstellte Tagesordnung ist Grundlage für die Teamsitzung.

Zu Beginn einer Teamsitzung werden die folgenden Rollen besetzt,welche je nach Geschmack fest oder für jede Sitzung neu vergeben werden.

Moderator

Der Moderator führt durch die Teamsitzung. Er sorgt für die Einhaltung der Tagesordnung und fasst am Ende eines Themas noch einmal die wichtigsten Punkte zusammen. Sollte mit einer bestimmten Methode gearbeitet werden, wird diese im Regelfall auch vom Moderator angeleitet. (Ich werde in Zukunft immer wieder konkrete Methoden für Teamsitzungen vorstellen.)

Zeitwächter

Es ist alles gesagt, nur noch nicht von allen.

Karl Valentin

Das oben stehende Zitat trifft aus meiner Erfahrung gerade auf Teamsitzungen im pädagogischen Bereich zu, ist aber auch in anderen Arbeitsfeldern zu finden.

Der Zeitwächter sorgt daher in der Teamsitzung dafür, dass zum einen die Zeit, die in der Tagesordnung für ein Thema vorgesehen ist, eingehalten wird. Ebenso unterstützt er den Moderator dabei, dass die Redezeit der Teammitglieder ausgewogen bleibt. Je nach Team kann es hier auch Sinn machen die Redezeit pro Person zu begrenzen.

Protokollant

Der Protokollant hält die Ergebnisse der Teamsitzung schriftlich fest. Je nach Absprache im Team wird das Protokoll handschriftlich oder digital erstellt und ggf. allen Teammitgliedern im Anschluss zum Beispiel per Mail zugesandt.

Vor- und Nachteile einer "strukturierten" Teamsitzung

Vorteile

Nachteile

  • Struktur sorgt für Klarheit
  • klare Verteilung der Rollen
  • wichtige und dringende Themen werden zuerst besprochen
  • Kräfte/Ressourcen werden gebündelt
  • "Raum" in dem Themen/Probleme angesprochen und gelöst werden können
  • Struktur ist nicht für alle geeignet
  • Teamsitzung kostet Zeit
  • Meinungsverschiedenheiten können hervorgehoben werden

Es gibt sicher noch eine Vielzahl an Vor- bzw. Nachteilen mehr. Wie ich bereits zu Beginn geschrieben habe, bin ich davon überzeugt, dass Teamsitzungen, die im passenden Umfang durchgeführt werden, dazu beitragen die Zusammenarbeit im Team nachhaltig zu verbessern. Dazu möchte ich noch einige Gedanken mitgeben.

Sollten Sie Schwierigkeiten haben ausreichend Themen für eine Teamsitzung zu finden, kann das damit zu tun haben, dass der Abstand zwischen den Teamsitzungen zu kurz ist. Ebenfalls sollten Sie im Auge behalten, wenn sich dauerhaft nicht alle Teammitglieder aktiv an der Teamsitzung beteiligen. Dieses kann zum einen auf ein nicht vorhandenes Vertrauensverhältnis im Team oder auf ein grundsätzliches Desinteresse an Teamthemen hindeuten. Es kann natürlich auch andere Gründe haben. Dieses sollte offen angesprochen und ggf. durch externe Fachkräfte bearbeitet werden.

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